Описание
На момент старта проекта основной учёт вёлся в ранее доработанной системе «1С:Управление торговлей», которая на протяжении многих лет адаптировалась под реальные процессы бизнеса. При этом процессы были распределены между несколькими информационными системами.
Операционный контур (учёт товаров, реализация, формирование заказов и планирование маршрутов) был реализован в «1С:Управление торговлей».
Бухгалтерский учёт вёлся отдельно в «1С:Бухгалтерия предприятия».
Процессы согласования и ценообразования выполнялись во внешней системе планирования, которая использовалась для расчёта условий продаж, скидок и коммерческих параметров.
Подбор и работа с маркированной продукцией осуществлялись в складской системе, которая обеспечивала учёт и отбор товаров по маркам. Значительная часть операций выполнялась вручную, а ключевые участки (обработка заказов, логистика, проверка корректности маркированной продукции и документооборот по отгрузке) требовали постоянного участия специалистов. Это приводило к высокой нагрузке на сотрудников, увеличению времени обработки заказов и росту количества ошибок.
Одной из ключевых проблем была ручная обработка заказов. Деление заказов по весогабаритным характеристикам выполнялось вручную: специалист копировал заказ, удалял из него позиции, не соответствующие ограничениям по весу и объёму, и формировал новые заказы, чтобы соблюсти принцип «одна машина — один заказ». Фактически процесс начинался с передачи заказов логистам, которые определяли, что можно загрузить в машину, после чего заказы вручную перерабатывались. В результате обработка одного заказа могла занимать более часа.
Дополнительные сложности возникали при частичном обеспечении заказов. Если на складе не хватало товара для полной отгрузки, заказы также делились вручную, при этом часть позиций могла оставаться «хвостами» и не отгружаться своевременно, поскольку их могли просто не учесть или забыть.
Контроль корректности подбора маркированной продукции также был недостаточно автоматизирован. Для проверки использовалась отдельная самописная система, в которой выполнялось списание по принципу FIFO (первый пришёл - первый ушёл) и контроль остатков по справкам Б. Однако этот механизм не всегда позволял выявить ошибки. В ряде случаев некорректный подбор продукции обнаруживался уже на этапе фиксации документов в ЕГАИС, когда система отклоняла операции из-за несоответствия штрихкодов, отсутствия остатков по справкам или других ошибок. Это приводило к задержкам отгрузок и дополнительной переработке документов.
Перед проектом стояла задача не просто заменить учётную систему, а перенести в новую архитектуру сложившуюся модель дистрибьюции, сохранив критически важные особенности бизнеса и одновременно повысив степень автоматизации.
Перед стартом проекта было проведено комплексное обследование бизнес-процессов Заказчика. Проектная команда детально разбирала функциональность действующей системы на предприятии, показывала типовые возможности «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом», сопоставляла их с фактической логикой работы предприятия и фиксировала реальные требования пользователей. По итогам обследования стало понятно, что классический подход к моделированию здесь неприменим: уровень кастомизации существующей системы и зрелость бизнес-процессов требовали предварительной переработки пользовательского и системного контура.
Решено было выделить нулевой приоритет. В его рамках была описана базовая логика действующей системы, синхронизирована терминология между командами, подготовлены задания разработчикам с основой моделирования на подготовленном контуре, приближенном к реальной модели работы «Ладога Дистрибьюшен». На этапе моделирования процессы детально воспроизводились в новой системе, а выявленные функциональные разрывы распределялись по приоритетам. Критичные задачи сразу передавались в проектирование и разработку. Поскольку объём задач оказался значительным, а Заказчик изначально ориентировался на дальнейшую самостоятельную поддержку системы, в проект были включены собственные аналитики и разработчики Заказчика, в пиковые периоды в ежедневной работе участвовало более 25 человек.
После завершения нулевого этапа было принято решение не запускать систему единым большим переходом, а идти путём поблочного ввода в эксплуатацию. Это позволило поэтапно переносить бизнес-процессы во внедряемые решения, сокращать объём единовременно загружаемых данных, снижать нагрузку на поддержку и отрабатывать доработки уже на живом функционале без риска остановки отгрузок. Порядок перехода был определен следующим образом:
- нормативно-справочная информация;
- закупки и складской учёт;
- заказы клиентов;
- транспортная логистика;
- итоговая реализация.
Обмен между старой и новой системами был организован через подсистему обмена данными для «1С», что обеспечило практически бесшовную интеграцию и параллельную работу двух контуров. Одним из ключевых направлений проекта стала полная переработка логики обработки заказов. Ранее заказ поступал в систему и передавался логисту, который вручную определял состав отгрузки, после чего заказ делился в зависимости от наличия товара, весогабаритных характеристик, количества паллет, объёма и других ограничений. В новой системе этот процесс автоматизирован: система самостоятельно анализирует заказ, учитывает ВГХ, количество паллет, объём, наличие товара, требования по складу и логистике, особенности маркированной продукции и справки Б. Дополнительно реализовано правило «1 заказ — 1 реализация», что упростило контроль отгрузок и подготовку документов. В рамках блока заказов реализована автоматическая система утверждения и комплекс контролей: проверка наличия полного пакета документов от контрагента, срока действия лицензии, предельно допустимого объёма отгрузки с учётом заказа, наличия просроченной управленческой дебиторской задолженности, минимальной суммы заказа в разрезе каналов сбыта, а также механизм исключения из стоп-листа. Для клиентов настроены условия складской обработки — кратность отгрузки коробами, разделение товара по разным справкам на разных паллетах, двухэтажные паллеты. Эти условия зафиксированы в соглашениях и договорах и напрямую влияют на складскую обработку, транспортную логистику и состав документов, включая количество строк в документах реализации и ТТН ЕГАИС. Реализована загрузка и массовое утверждение заказов из EDI-системы, мобильной торговли и электронных таблиц с автоматическим сопоставлением цен, переданных контрагентом, с ценами, установленными в системе. Для мобильной торговли был настроен обмен данными, включающий точки разгрузки, цены, скидки, контрагентов, номенклатуру и договоры, что обеспечивает актуальность информации и корректную работу выездных сотрудников. В системе «1С:ERP» создано отдельное рабочее место по работе с заказами клиента. В нём отображаются статусы заказов в системе управления складом, логистике и ЕГАИС, актуальные цены, возможные ошибки, реализованы механизмы утверждения заказов и формирования печатных форм сопроводительных документов. Ключевой особенностью является то, что в одном окне специалист видит текущее состояние заказа: результаты подбора продукции на складе, наличие и статус маршрутного листа со стороны логистики (по данным «1С: Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом»), факт печати сопроводительных документов, а также статус утверждения заказа. Это обеспечивает прозрачность процесса исполнения заказа и позволяет оперативно контролировать все этапы от подбора до отгрузки. Дополнительно реализован учёт и хранение первичных документов с привязкой к коробам, номерам и контрагентам, что упрощает их поиск и контроль. Также разработан функционал пакетной печати (АРМ), позволяющий пользователям управлять макетами печатных форм, настраивать их состав и задавать необходимое количество экземпляров.
В контуре складского учёта также произошли изменения. Ранее при приобретении и перемещении товаров использовались технические склады: товар после поступления ТТН ЕГАИС уже должен был учитываться в системе, хотя фактически мог находиться в пути. Это позволяло планировать остатки, но увеличивало документооборот и усложняло контроль движения товара. В новой модели учёт строится по входящей ТТН, а не по документу приобретения. Это позволяет контролировать процесс оформления товара и фактически работать с ним еще до отражения документа закупки. Для перемещений реализована логика, при которой входящая ТТН автоматически переводит товар из состояния «отгружено» в состояние «принято», тем самым фиксируя прибытие на склад назначения.
Для оперативного управления складом создан отдельный монитор, позволяющий обмениваться статусами подготовки отгрузки и комплектации товаров под заказ клиента, контролировать ошибки при подборе штрихкодов и справок, управлять логикой склада и приоритетами обработки. Монитор показывает фактическое состояние заказов и товаров на складе и позволяет управлять процессом подготовки отгрузок в режиме реального времени. Отдельной задачей стала реализация продажи наборов. Типовой функционал «1С:ERP» не закрывает требуемую логику: в одной товарной позиции может быть две и более марки, при этом на складе они учитываются как отдельные бутылки, а продавать необходимо как набор. Система была доработана для корректной работы такого процесса и его связи с ЕГАИС.
Отдельно был усилен контур контроля маркированной продукции и взаимодействия с ЕГАИС. Если ранее ошибки выявлялись только на этапе отправки документов в ЕГАИС, то теперь контроль выполняется заранее, на стороне «1С:ERP». Реализован дополнительный контроль подобранной складом продукции на соответствие данным ЕГАИС. Для этого разработан механизм сверки данных между ЕГАИС, ВХМ и системой управления складом, а также отдельный сверочный отчёт, позволивший отказаться от части промежуточных справочников и регистров. Разработан документ «Акт расхождения ЕГАИС», который на основании XML-документа автоматически пытается подобрать отгруженные марки и направить их на дополнительную проверку на склад. Дополнительно было разработано отдельное рабочее место ЕГАИС. В нём реализована система контролей, позволяющая выявлять ошибки складской обработки. В рабочем месте ЕГАИС отображаются маршрутные листы, что позволяет видеть, какие заказы каким транспортом будут отгружаться, и ускоряет отпуск машин. Дополнительно реализован мониторинг оформления цепочки документов по маршрутному листу.
Полностью переработана система ценообразования с сохранением исторического подхода Заказчика. В новой модели реализованы бонусы за приобретение, сроки действия скидок и акций, приоритеты применения скидок, контроль пересечения условий их применения. Эти условия могут распространяться на каналы сбыта, точки разгрузки контрагентов и партнерские сети, что позволяет точно отражать коммерческую политику компании в учётной системе. Документы, определяющие коммерческие условия (в том числе цены, скидки и соглашения с контрагентами), проходят согласование в системе «1С:Документооборот». После завершения согласования утверждённые данные автоматически передаются в учётную систему и используются в операционной деятельности предприятия.
Проектной командой также было автоматизировано разнесение банковской выписки по поступлениям и платежам. Теперь система автоматически подбирает и сопоставляет данные с использованием гибкой логики, а бухгалтер сохраняет контроль и принимает окончательное решение. Это позволило сократить ручную работу при сохранении необходимого уровня контроля. В системе реализованы подсистема учёта и управления факторингом, рабочее место категорийных и бренд-менеджеров, обмен с сайтом, обмен между системой управления складом и «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» с учётом размещения товара в машине по маршруту по принципу «первый к выгрузке — первый по маршруту», а также поддержка ретробонусов с учётом акцизов.
Доработана НСИ для интеграции с BI-системой и системой планирования закупок и остатков. BI получает данные из «1С:ERP», а сама система позволяет более точно управлять контрольными датами оплаты, в том числе по строкам заказа и реализации. Для разных товаров могут задаваться разные отсрочки в рамках скидок и акций. Из системы планирования в «1С:ERP» поступают заказы поставщикам от внешних поставщиков. Дополнительно реализована интеграция с системой, из которой поступает транспортная информация и данные об отгрузке продукции с завода в дистрибуцию. На основании реализации на заводе формируется заказ поставщику в дистрибьюторском контуре.
В период поблочного перехода была решена сложная техническая задача: универсальный транспортный модуль был адаптирован для одновременной работы с двумя информационными базами. Это было необходимо потому, что поступления и перемещения уже выполнялись в «1С:ERP», тогда как часть процессов по реализации, корректировкам и возвратам некоторое время оставалась на стороне старой системы. Всего в рамках проекта было реализовано 363 листа требований. Среди нестандартных бизнес-сценариев — возможность при отказе клиента от поставки оперативно создать новый заказ по корректировке или акту ЕГАИС, перенести в него информацию по маркам и перевезти товар другому клиенту.
Дополнительно реализована интеграция с розничной сетью компании, в которую передаются данные по отгрузкам и возвратам, а также логика расчёта отсрочки клиента от даты подтверждения ЕГАИС или УПД.
Отдельным направлением проекта стала интеграция и развитие блока транспортной логистики на базе связки «1С:ERP» и «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом». В рамках этого блока доработан документ «Задание на перевозку», который формируется в «1С:ERP» и включает все заказы, загруженные в одну машину. Документ передается в транспортную систему, где дополняется необходимой логистической информацией, в том числе данными для работы с ЕГАИС. Реализован двусторонний обмен данными между «1С:ERP», складской системой и транспортной системой: передаются заказы клиентов и заказы на перемещение, что обеспечивает синхронизацию процессов склада и логистики. В случае корректировок реализаций система автоматически определяет, откуда необходимо забирать товар, и учитывает это при формировании логистических операций. Доработаны автоматизированные рабочие места логистов: реализована работа с геозонами и улучшены алгоритмы подбора и распределения заказов по маршрутам. Транспортная система адаптирована для работы с внешней платформой маршрутизации, что позволило автоматизировать планирование оптимальных маршрутов доставки. Дополнительно разработан механизм автоматизированного расчета дат отгрузки и доставки: система учитывает время обработки заказа на складе и расстояние между точками отправки и получения. В «1С:ERP» также доработана модель доставки в заказе клиента: реализована возможность указания фактического грузополучателя, отличного от контрагента, а также учет различных способов доставки и дополнительных условий (включая особенности оплаты и требования к разгрузке). Конечным этапом работ была выполнена подготовка базы к запуску: обновление конфигурации, подготовка загрузки остатков и контрольных данных. Выполнялись загрузка, проверка печатных форм, тестирование доработок, сверка загруженных данных со старой системой и перенос необходимого объёма информации.
В период запуска была организована расширенная поддержка с участием сотрудников Заказчика и проектной команды, включая оперативные доработки по ходу эксплуатации. Такой подход позволил не сорвать план отгрузок: все машины были отгружены вовремя, а система вышла на рабочий объём порядка 1000 заказов в день.
