Описание
До старта проекта формирование отчетности по международным стандартам проводилось в системе «Бит.Финанс. МСФО». Процесс закупок не контролировался, что в результате приводило к большему расходованию бюджета. Для автоматизации блока закупок необходимо было организовать переход на более функционально обеспеченную версию «БИТ.Финанс Холдинг».
Проект начался с обследования процессов закупок у заказчика: были проведены интервью и изучена внутренняя документация. На основе этих данных был проведён анализ бизнес-процессов закупок. Определили требования пользователей к новой системе, которую планируют внедрять, и сравнили их с возможностями текущего решения «Бит.Финанс. МСФО». После анализа стало ясно, что для эффективного управления закупками нужна версия продукта с расширенным функционалом, поэтому было предложено специалистами Первого Бита внедрение «БИТ.Финанс Холдинг».
На этапе моделирования была подготовлена тестовая база данных в системе «БИТ.Финанс Холдинг» (модуль «Управление закупками»), что обеспечило возможность обрабатывать закупочные процессы без влияния на действующие данные компании.
В ходе подготовки и проведения интервью с сотрудниками заказчика им были продемонстрированы основные возможности выбранного решения. Это позволило наглядно показать создание и обработку таких документов, как «Заявка на закупку», «Дополнительные условия по договорам» и различные отчётные формы, и уточнить, как система соотносится с реальными задачами бизнеса.
Затем была реализована процедура моделирования — в систему внесли нормативно-справочную информацию и формы документов: «Заявка на закупку», «Заявка на расходование денежных средств», «Дополнительные условия по договорам» и отчётные формы. В результате удалось смоделировать реальные сценарии работы и показать заказчику, как процессы закупок будут автоматизированы в рамках новой системы.
В результате внедрения системы «БИТ.Финанс Холдинг» все данные по закупкам, такие как справочники статей оборотов и центров финансовой ответственности, были объединены в единой информационной базе. Это обеспечило целостность и актуальность информации для всех участников процесса.
Настроенные алгоритмы согласования и визирования полностью автоматизировали обработку заявок на закупку, что позволило в два раза ускорить прохождение согласования и минимизировать количество бумажных согласований и ручных ошибок.
Благодаря гибкой системе разграничения прав доступа на уровне записей (RLS) сотрудники получили только тот доступ к информации, который необходим им для работы, что обеспечило защиту данных и прозрачность действий пользователей.
Автоматизация согласования дополнительных условий по договорам повысила прозрачность и управляемость договорных отношений, позволила быстрее реагировать на изменения условий сделок и снизила риски в работе с контрагентами.
Пользователи получили доступ к нескольким вариантам отчетов по своим задачам, что облегчило анализ и контроль закупочных операций на всех уровнях управления. В результате компания перешла на централизованное и прозрачное управление закупками, повысила скорость и качество согласования, а также получила достоверную управленческую информацию для принятия решений.
