Перед формированием годовой бухгалтерской отчетности обязательно нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств.
Обязательность осуществления инвентаризации
Обязательность осуществления инвентаризации перед заполнением бухотчетности за год указана в двух НПА по бухучету:
- п. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ;
- п. 27 ПБУ по бухучету и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 г. № 34н).
С 01.04.2025 г. обязательно нужно будет использовать ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». По желанию стандарт можно использовать и раньше указанной даты.
Инвентаризация обязательно осуществляется компаниями вне зависимости от организационно-правовой формы и налоговой системы.
Цель инвентаризации — обеспечить корректность данных бухучета и бухотчетности (п. 26 ПБУ по бухучету и отчетности). Правила ее осуществления зафиксированы в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина от 13.06.1995 г. № 49).
Программное решение "1С:Предприятие 8. Инвентаризация и управление имуществом" разработано в целях автоматизации бизнес-процессов по управлению объектами имущества для снижения материальных и временных затрат.
Что подлежит инвентаризации
Согласно п. 1 ст. 11 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ и п. 1.2, 1.3 Методических указаний инвентаризировать нужно:
- Имущество компаний вне зависимости от места его расположения — ОС, НМА, финвложения, МПЗ, готовую продукцию, товары, иные запасы, деньги и иные финансовые активы, в т.ч. задолженность дебиторов. Инвентаризации подлежит также имущество, которое не принадлежит компании, но находится у нее (на ответственном хранении, в аренде, в переработке), и имущество, которое не учтено по каким-то причинам.
- Финансовые обязательства (кредиты и займы, кредиторскую задолженность, резервы).
Срок осуществления инвентаризации
Инвентаризация производится до формирования бухотчетности за год. Конкретные сроки осуществления можно зафиксировать в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, регламентированного Приказом Минфина от 06.10.2008 г. № 106н).
Инвентаризацию ОС следует осуществлять не реже одного раза в три года, а библиотечных фондов — не реже одного раза в пять лет. В отношении иного имущества и обязательств — инвентаризация осуществляется не реже одного раза в год.
При этом нужно учесть такие моменты:
- не проводить инвентаризацию можно по имуществу, по которому она уже осуществлялась в октябре-декабре отчетного года;
- компании на Крайнем Севере осуществляют инвентаризацию ТМЦ в период их минимальных остатков.
Эти правила обозначены в п. 1.5 Методических указаний.
Порядок осуществления инвентаризации
Инвентаризация осуществляется в несколько шагов.
1. Формирование инвентаризационной комиссии
Для проведения инвентаризационного мероприятия в компании формируется постоянно действующая комиссия, а если работы очень много, то несколько комиссий (п. 2.2 Методических указаний).
В комиссию входят члены администрации, бухгалтеры, иные специалисты, сотрудники отдела внутреннего аудита или независимых аудиторских фирм.
Состав комиссии утверждается директором компании (п. 2.3 Методических указаний).
2. Выпуск приказа об инвентаризации
В нем фиксируются:
- сроки осуществления мероприятия;
- причина осуществления (в данной ситуации — формирование годовой бухотчетности);
- состав комиссии.
Приказ нужно зарегистрировать в книге контроля за исполнением приказов об осуществлении инвентаризации (п. 2.3 Методических указаний).
3. Расчет остатков имущества к началу инвентаризационных мероприятий по данным бухучета
До начала инвентаризации комиссии передаются последние к дате проверки приходные и расходные документы либо отчетность о движении ТМЦ и денег (п. 2.4 Методических указаний). Председатель комиссии визирует полученную документацию с указанием «До инвентаризации на "_______" (дата)». На основании данной документации бухгалтеры устанавливают остатки имущества к началу инвентаризационного мероприятия по данным бухучета.
Материально ответственные лица представляют расписки, что к началу инвентаризации вся приходная и расходная документация на имущество представлена ими в бухгалтерию или передана комиссии, все ценности, находящиеся в их зоне ответственности, оприходованы, а выбывшие ценности отнесены на расходы. Такие же расписки предоставляют лица, которые имеют подотчетные деньги на покупку или доверенности на получение ТМЦ.
4. Непосредственное осуществление инвентаризации
При осуществлении инвентаризации комиссия подсчитывает наличие имущества по факту и реальность учтенных финансовых обязательств, информацию о которых указывают в инвентаризационных описях или актах инвентаризации, заполняемых не меньше чем в двух экземплярах (п. 2.5-2.7 Методических указаний).
Инвентаризация осуществляется обязательно под контролем материально ответственного лица (п. 2.8 Методических указаний).
5. Оформление итогов инвентаризации
Итоги инвентаризации указываются в ведомости результатов, которые выявлены инвентаризацией (п. 5.6 Методических указаний). Они учитываются при формировании годовой бухотчетности (п. 5.5 Методических указаний).
Обнаруженные излишки ставятся на бухучет как прочие доходы, а недостающие объекты имущество подлежат списанию в качестве недостачи.
